Outil

Estimateur du temps passé sur les demandes de suivi des clients

« Où en est mon devis ? », « Vous pouvez me renvoyer le lien ? », « Vous aviez une notice de montage » : chaque question est courte, mais elle oblige à retrouver le bon dossier avant de répondre. Renseignez vos hypothèses : le calcul dit combien d'heures ces questions prennent chaque mois, et ce qu'un espace membres où le client retrouve seul ses demandes et vos documents communs vous rend, mise en place et entretien déduits.

Vos clients

Clients avec au moins une demande en cours ou récenteClients qui reviennent vers vous pendant qu'une demande est ouverte, ou qui en ont plusieurs.Questions de suivi par client et par moisStatut d'une demande, lien perdu, « laquelle était pour quel chantier ? ».Minutes par question (retrouver le dossier, répondre)Part des questions sur une demande de moins de 30 jours (%)Dans l'espace membres, une demande de plus de 30 jours reste listée avec son statut, mais sans lien vers sa page de suivi.

Part que le client réglerait seul dans l'espace (%)L'espace montre le statut et ouvre la page de suivi. Il ne répond ni sur un prix, ni sur un délai, ni sur une question technique. Ce taux s'applique aussi aux documents renvoyés.

Documents communs

Documents renvoyés par moisNotice, guide de prise de cotes, conditions de livraison : le même fichier pour tous les clients.Minutes par renvoi

Vos coûts

Coût horaire chargé (€)Heures pour créer et remplir l'espaceUne seule fois, amorties sur 12 mois : pages, documents, liens, relecture des emails.

Minutes d'entretien par moisRemplacer une notice périmée, vérifier que les liens s'ouvrent.

Toutes les valeurs par défaut sont des hypothèses d'exemple, pas des moyennes de marché. Remplacez-les par vos propres chiffres.

Ce que le suivi vous prend aujourd'hui

Questions de suivi par mois: 60
Heures de réponse aux questions par mois: 8 h
Heures de renvoi de documents par mois: 1 h
Coût de ce temps par mois: 405 €

Avec un espace membres

Questions évitées par mois: 21
Heures rendues par mois: 3,3 h
Part du temps de suivi rendue: 36,7 %
Entretien et mise en place amortie par mois: 37,50 €
Heures nettes rendues par mois: 2,5 h
Gain net par mois: 111 €
Sur 12 mois: 1 332 €
Mise en place rendue en: 1,4 mois

Gain modeste : environ 111 € par mois. L'espace vaut surtout pour les clients qui ont plusieurs demandes ouvertes en même temps, et pour les documents que vous renvoyez souvent.

Le calcul ne compte que le temps. Il ne prête à l'espace aucun effet sur le taux de signature, et suppose que vos clients reçoivent bien le lien de l'espace dans leurs emails.

Pour lire vos chiffres

Les documents de l'espace sont les mêmes pour tous les clients connectés. Un fichier déposé est privé et s'ouvre par un lien signé. N'y mettez que des notices, guides ou conditions que vous pourriez envoyer à n'importe quel client.
L'espace membres regroupe les demandes d'une même adresse email. Un client qui écrit depuis deux adresses a deux listes, et un relecteur invité sur une demande n'y a pas accès.

Récapitulatif

Hypothèses : 30 clients, 2 questions de suivi par client et par mois, 8 min par question, 70 % sur des demandes de moins de 30 jours, 50 % réglables seul dans l'espace, 12 documents renvoyés par mois de 5 min, coût horaire 45 €, mise en place 4 h, entretien 30 min par mois.
Aujourd'hui : 60 questions et 9 h de suivi par mois, soit 405 €.
Avec l'espace membres : 21 questions évitées et 3,3 h rendues par mois, soit 148,50 €.
Entretien et mise en place amortie sur 12 mois : 37,50 € par mois.
Gain net : 111 € par mois (1 332 € sur 12 mois), avec 2,5 h nettes rendues par mois.
Calcul : quotebuilder.co/outils/estimateur-temps-demandes-suivi-devis-clients

Pour lire vos chiffres

Questions de suivi par mois : clients multipliés par les questions par client. Les heures de réponse multiplient ces questions par les minutes, puis divisent par 60. Les heures de renvoi de documents font le même calcul avec les documents renvoyés et les minutes par renvoi. Le coût de ce temps multiplie le total d'heures par le coût horaire.

Les questions évitées gardent la part des questions qui portent sur une demande de moins de 30 jours, puis la part que le client réglerait seul. Les heures rendues additionnent le temps de ces questions et la même part appliquée aux heures de documents. Si aucune heure n'est comptée aujourd'hui, la part du temps rendue reste à zéro.

L'entretien (minutes divisées par 60) et la mise en place divisée par 12 sont retirés du gain. Les heures nettes ne descendent pas sous zéro. Le délai de retour divise les heures de mise en place par les heures évitées moins l'entretien. Il n'est pas calculé si ce solde est nul ou négatif.

Le calcul ne compte que le temps. Il ne prête à l'espace aucun effet sur le taux de signature, et suppose que vos clients reçoivent bien le lien de l'espace dans leurs emails. Toutes les valeurs par défaut sont des hypothèses d'exemple, pas des moyennes de marché.

Ensuite : Espace membres : un portail pour tous les devis d'un client · L'espace prospect dans QuoteBuilder · voir la démo · créer un compte Free.

Calcul local · aucune donnée envoyée. Résultat indicatif, fondé sur vos hypothèses.

Retrouver toutes les demandes au même endroit.

Compte Free sans carte. Un Propriétaire ou un Admin publie l'espace membres. La démo rayonnage montre le parcours public.

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