Funnel de devis formation professionnelle : des demandes avec objectif, public, format et financement

« Bonjour, vous faites des formations Excel ? C'est combien ? » Pas de niveau, pas de nombre de participants, pas de date, pas un mot sur le financement. Le conseiller rappelle, tombe sur une messagerie, envoie un email avec cinq questions, reçoit une réponse partielle trois jours plus tard. Pendant ce temps, l'entreprise a demandé le même devis à deux autres organismes.

Un organisme de formation chiffre vite quand il sait pour qui, pour quoi, combien de personnes, sous quel format et avant quand. Le problème est rarement le prix : c'est la demande qui arrive incomplète. Voici comment structurer une demande de devis formation avec le template Formation de QuoteBuilder, tel qu'il existe aujourd'hui, ce qu'il faut lui ajouter, et ce qu'il ne fera pas à votre place.

Tester tout de suite : créer un compte Free, choisir le template Formation, puis ajouter vos programmes. Pour voir un parcours complet côté prospect : démo funnel rayonnage.

Ce qu'une demande de formation doit contenir

Avant de parler d'outil, la liste des informations sans lesquelles une proposition se fait sur une hypothèse :

• L'objectif. Ce que les participants doivent savoir faire après la formation. « Excel » n'est pas un objectif ; « construire et mettre à jour un tableau de suivi des ventes » en est un.
• Le public. Fonction des participants, niveau actuel, prérequis éventuels.
• Le nombre de participants. C'est souvent lui qui fait basculer d'une inscription en inter-entreprises à une session intra.
• Le format. Intra-entreprise (un groupe pour une seule entreprise), inter-entreprises (sessions ouvertes du catalogue), distanciel, ou un mélange.
• La durée envisagée. Une demi-journée, deux jours, un parcours en plusieurs modules.
• La période. Une date limite, un trimestre, une contrainte de saisonnalité.
• Le lieu. Dans les locaux du client, dans vos salles, à distance.
• Le financement envisagé. Fonds propres, plan de développement des compétences, prise en charge par un opérateur de compétences. Il change les documents à produire et parfois les délais.
• Les besoins d'adaptation. Un participant en situation de handicap, une contrainte d'horaires, un poste de travail particulier.
• L'interlocuteur. Service RH, manager, dirigeant : celui qui demande n'est pas toujours celui qui décide.

Aucune de ces questions n'est compliquée. Le problème est qu'on ne les pose pas toutes au premier contact, et qu'on les pose dans le désordre.

Le template Formation dans QuoteBuilder

QuoteBuilder propose un template « Formation », dans la famille « Services professionnels », à côté de « Location d'espaces » et « Studio & imprimerie ». Le funnel créé, nommé par défaut « Funnel formation », est un formulaire en quatre étapes.

1. Votre formation (« Public, format et échéance »). Trois questions :

• « Format souhaité », choix visuel obligatoire : Intra-entreprise, Inter / catalogue, Distanciel, Autre ;
• « Contexte », champ texte facultatif, avec l'aide « Objectif, contraintes, déjà en place » et l'exemple « Décrivez en une phrase » ;
• « Échéance », liste facultative : Dès que possible, Dans le mois, Ce trimestre, Je me renseigne.

2. Solutions recommandées (« Parcours de votre catalogue »). Le prospect voit les programmes que vos règles lui proposent, trois au maximum.

3. Personnalisation (« Quantités, options et précisions »). Pour chaque programme retenu, une quantité (Qté) et les options que vous avez définies, plus une zone de dépôt libellée « Plan (PDF ou image) », qui accepte PDF, JPEG, PNG et WebP jusqu'à 10 Mo. Malgré le sous-titre, cette étape n'a pas de champ texte libre.

4. Vos coordonnées (« Recevez le récapitulatif de votre projet »).

Ce que le template ne demande pas, à dire clairement : le nombre de participants, leur niveau, la durée, les dates, le lieu, le financement, les besoins d'adaptation. Le sous-titre parle de « public », mais aucune question ne porte sur le public. Tout cela s'ajoute, voir plus bas.

Le funnel avance en ordre fixe : chaque prospect voit les mêmes étapes, dans le même ordre. Il n'existe pas de branchement conditionnel, donc pas de question qui n'apparaîtrait que pour l'intra. Les règles servent à choisir les programmes suggérés, pas à modifier le parcours.

Adapter le template à votre organisme

Le template est un point de départ. Les ajouts qui changent le plus la qualité des demandes :

Nombre de participants, question de type nombre, obligatoire. C'est la première chose que vous demanderez au téléphone.

Niveau des participants, liste : Débutant, Intermédiaire, Confirmé, Hétérogène. « Hétérogène » est une vraie réponse, et une information utile pour construire les groupes.

Financement envisagé, liste : Fonds propres, Plan de développement des compétences, Prise en charge par un OPCO, Je ne sais pas encore. Ne la rendez pas obligatoire : beaucoup de demandeurs ne savent pas répondre au premier contact.

Période ou dates souhaitées, texte court, en plus de l'Échéance du template. « Avant fin novembre, pas le lundi » est plus utile qu'une case cochée.

Lieu, liste ou texte : Dans nos locaux, Chez vous, À distance, À définir.

Besoins d'adaptation, liste : Non, Oui, À en parler. La précision viendra au téléphone, l'essentiel est de savoir qu'il faut en parler.

Renommez aussi le champ Contexte si votre public s'y retrouve mieux, par exemple « Objectif de la formation », en gardant l'aide d'origine ou en la précisant : « Ce que les participants doivent savoir faire à la fin ».

Comme le parcours est le même pour tous, formulez les questions pour qu'elles valent pour l'intra comme pour l'inter. « Nombre de participants » fonctionne dans les deux cas ; « Nombre de personnes dans le groupe » suppose déjà l'intra.

Pour les documents (programme interne, référentiel de compétences, cahier des charges), passez par la zone de dépôt de l'étape Personnalisation. Évitez pour l'instant le type de question « Fichier » : il s'affiche comme un simple champ texte.

Gardez le funnel court. Chaque question ajoutée doit servir le chiffrage ou la proposition. Une dizaine de questions au total reste raisonnable pour une demande B2B ; au-delà, demandez-vous lesquelles peuvent attendre le premier échange.

Catalogue : un produit par programme

Dans QuoteBuilder, les programmes sont des produits du catalogue. Un produit par programme, avec un intitulé clair, une description qui reprend l'objectif, la durée et le public visé, et une image si vous en avez une.

Chaque produit a un mode de prix : Prix fixe, Fourchette ou Sur devis. Le montant d'une ligne est le prix multiplié par la quantité. Deux façons de s'en servir, selon votre façon de vendre :

• Prix par participant (fréquent en inter) : le prix unitaire est celui d'une place, la quantité est le nombre de participants. Hypothèse d'illustration : un programme de deux jours affiché de 350 à 450 € par personne, huit participants, donne une fourchette de 2 800 à 3 600 €.
• Prix par session (fréquent en intra) : le prix est celui d'un groupe, la quantité est le nombre de sessions. Hypothèse : un forfait intra à 2 400 €, deux sessions, donne 4 800 €.

Le dossier affiche une seule « Fourchette indicative » : celle de la règle de suggestion si vous en avez saisi une, sinon la somme des lignes. Elle apparaît sur la carte de la solution, dans le PDF, l'email, la fiche et l'espace prospect.

Ce que le catalogue ne fait pas : il n'existe pas de prix dégressif selon le nombre de participants, pas de kit ou de pack de modules, et QuoteBuilder ne gère pas la TVA (ni HT, ni TTC, ni mention d'exonération). Les options d'un produit, par exemple « Présentiel » ou « Distanciel », ne changent pas le prix. Si le distanciel coûte moins cher, créez deux produits. Si votre tarif baisse au-delà d'un seuil, gardez la fourchette large et précisez la règle dans la description.

Le choix « Sur devis » reste légitime pour les parcours construits sur mesure. Le prospect voit alors « Sur devis » au lieu d'un montant ; expliquez dans la description ce qui fait varier le prix.

Règles de suggestion : proposer le bon programme

Les règles décident quels programmes apparaissent à l'étape Solutions recommandées. Elles lisent les réponses avec les opérateurs est, n'est pas, est au moins, est au plus, inclut, est parmi, et combinent les conditions en ET.

Exemples pour un organisme qui vend du bureautique :

• « Format souhaité » est Intra-entreprise : proposer les formules intra.
• « Format souhaité » est parmi Inter / catalogue, Distanciel : proposer les sessions catalogue et les classes virtuelles.
• « Nombre de participants » (si vous l'ajoutez) est au moins 6 ET « Format souhaité » n'est pas Distanciel : proposer le forfait de groupe.

Trois suggestions au maximum. Si aucune règle ne correspond, le prospect voit « Aucune solution ne correspond à vos réponses. Vous pouvez continuer. L'équipe vous proposera une solution avec le devis. » et peut poursuivre. Ce n'est pas un échec : beaucoup de demandes de formation sont du sur-mesure, et elles arrivent quand même complètes.

Convention, devis approuvé : ce que dit le Code du travail

Pour une action de formation, une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui la dispense : c'est l'article L6353-1 du Code du travail, qui renvoie les modalités à un décret.

L'article D6353-1 précise le contenu de cette convention quand l'action est financée par l'un des financeurs qu'il vise (par exemple un opérateur de compétences) : l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, la part des enseignements à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, puis le prix et les modalités de règlement. Le même article prévoit que, pour les actions de formation financées de cette façon, les bons de commande ou les devis approuvés peuvent tenir lieu de convention s'ils respectent ces prescriptions, ou si une de leurs annexes les respecte.

Deux conséquences pour votre funnel.

Le récapitulatif QuoteBuilder n'est ni une convention ni un devis approuvé. Il n'a pas de signature, pas de date de validité, pas de TVA, pas de modèle de convention. C'est une demande structurée, avec une fourchette indicative.

En revanche, le funnel peut collecter dès le départ les éléments que vous devrez écrire ensuite : l'objectif (champ Contexte), la durée envisagée, la période, la part de distanciel (Format souhaité), le nombre de participants. Moins d'allers-retours au moment de rédiger la convention ou le devis définitif.

Pour un financement public ou mutualisé, l'article L6316-1 impose par ailleurs aux prestataires concernés d'être certifiés sur la base de critères fixés par décret : c'est la certification connue sous le nom de Qualiopi. QuoteBuilder ne vous rend pas conforme et ne remplace pas votre propre analyse du besoin. La demande reçue en est une première trace écrite, datée, rangée dans un dossier.

Le score sur un dossier formation

QuoteBuilder attribue à chaque demande un score Hot, Warm ou Cold, calculé à l'envoi selon une formule fixe. Elle lit la surface, la charge, l'accès, certains types de projet (entrepôt, cuisine professionnelle, commerce), les contraintes et la longueur d'un texte de besoin. Le template Formation ne contient aucune de ces questions, et le champ Contexte n'est pas lu par le score. Résultat : tous les dossiers formation reçoivent 30 points, donc Cold. La formule n'est pas configurable.

Ne triez donc pas sur le score. Triez sur ce qui compte pour vous : l'Échéance (« Dès que possible » d'abord), le nombre de participants si vous l'ajoutez, le financement. Le statut fait le reste : Nouveau, Contacté, En cours, En attente, Gagné, Perdu.

Faire circuler la demande dans l'équipe

Une demande de formation passe souvent entre plusieurs mains : le conseiller qui qualifie, le responsable pédagogique qui valide la faisabilité, le formateur qui adapte le contenu.

• Assignez chaque dossier à la personne qui le suit.
• Notez dans les notes internes ce qui ne doit pas être perdu : « Le manager veut un module sur les tableaux croisés », « Prise en charge OPCO à confirmer ». Les notes sont en texte simple, ne se modifient pas et ne se suppriment pas.
• Côté client, l'espace prospect permet d'inviter des relecteurs, chacun avec son propre lien valable 30 jours : Directeur financier, Responsable technique, Acheteur, Décideur. Pour une formation, l'acheteur est souvent le service RH, le décideur le dirigeant, et le responsable technique le manager métier qui connaît les besoins de l'équipe. Le fonctionnement est détaillé sur la page espace prospect.

Si votre équipe travaille dans un CRM, chaque demande envoyée peut y partir automatiquement par webhook, signée. Le format et la vérification sont décrits dans l'article sur le webhook de demande de devis.

Les demandes qui s'arrêtent en route

Un responsable RH commence souvent une demande pour se renseigner, puis s'arrête faute d'avoir le nombre exact de participants. À partir de la deuxième étape, le funnel propose de sauvegarder la configuration avec un prénom et un email. Si le parcours abandon est actif, une relance part après le délai prévu, une heure par défaut, avec un lien pour reprendre où il s'était arrêté. Le détail est dans l'article sur les demandes de devis abandonnées.

Pour limiter ces abandons, rendez facultatives les questions auxquelles on ne sait pas répondre au premier contact (financement, dates précises), et gardez obligatoires celles qui conditionnent le chiffrage (format, participants).

Parcours type : de la demande au statut Gagné

Hypothèse d'illustration, sans chiffre de référence :

1. Une responsable RH arrive sur votre page « Formation Excel intra » et ouvre le funnel.
2. Elle choisit « Intra-entreprise », écrit l'objectif dans Contexte, indique 8 participants, niveau Hétérogène, financement « Prise en charge par un OPCO », échéance « Ce trimestre ».
3. La règle « Format souhaité est Intra-entreprise » lui propose deux formules intra. Elle en retient une, indique la quantité, dépose le référentiel interne en PDF.
4. Elle laisse ses coordonnées et envoie. Le dossier arrive au statut Nouveau, assigné au conseiller du secteur.
5. Le conseiller appelle avec toutes les réponses sous les yeux, passe le dossier en Contacté, note « Valider les dates avec le formateur ».
6. Il rédige la proposition et la convention dans votre outil habituel, en reprenant objectif, durée, période et participants.
7. La RH invite son directeur financier comme relecteur dans l'espace prospect.
8. Une fois l'accord obtenu, le dossier passe Gagné.

Formation, location d'espaces ou studio : quel template ?

Les trois templates de la famille Services professionnels partagent la même logique de questions. Choisissez Formation si vous vendez des actions de formation. Si votre activité principale est de louer des salles de formation ou de réunion, le template « Location d'espaces » pose les questions de jauge, de durée et de date. Si vous produisez aussi des supports (impression, vidéo), regardez la landing imprimerie et signalétique, construite sur le template Studio & imprimerie.

Erreurs fréquentes

• Garder le template tel quel. Sans nombre de participants, vous rappellerez chaque demandeur pour la même question.
• Rendre le financement obligatoire. Beaucoup de demandeurs ne le savent pas encore ; ils abandonnent ou répondent au hasard.
• Un seul produit « Formation sur mesure » à prix Sur devis. Le prospect ne voit aucun ordre de grandeur. Mettez au moins une fourchette sur vos programmes catalogue.
• Compter sur les options pour le prix. Les options ne changent pas le montant : deux tarifs, deux produits.
• Envoyer le récapitulatif comme devis. Il n'a ni signature, ni validité, ni TVA. Il prépare la convention ou le devis, il ne les remplace pas.
• Trier sur le score. Il vaut 30 points pour toutes les demandes formation. Triez sur l'échéance et le volume.

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FAQ

Existe-t-il un template formation dans QuoteBuilder ?

Oui, le template « Formation », dans la famille Services professionnels. Il crée un formulaire nommé « Funnel formation » en quatre étapes.

Le template demande-t-il le nombre de participants ?

Non. Il demande le format, un contexte et une échéance. Ajoutez une question de type nombre pour les participants.

Peut-on afficher un prix par participant ?

Oui. Mettez le prix d'une place sur le produit : la quantité choisie par le prospect sert de nombre de participants, et le montant de la ligne est prix × quantité.

Peut-on faire un tarif dégressif selon le nombre de participants ?

Non, il n'y a pas de prix dégressif. Utilisez une fourchette large, un produit « forfait groupe » distinct, ou une règle qui le propose au-delà d'un nombre de participants.

Le funnel peut-il poser des questions différentes pour l'intra et l'inter ?

Non. Les étapes sont en ordre fixe, sans branchement. Les règles choisissent seulement les programmes suggérés. Formulez des questions valables dans les deux cas.

Le récapitulatif peut-il servir de convention de formation ?

Non. Il n'a ni signature, ni validité, ni TVA. L'article D6353-1 permet qu'un devis approuvé tienne lieu de convention s'il contient les mentions prévues : c'est votre devis définitif qui doit les porter.

Le client peut-il envoyer un cahier des charges ?

Oui, par la zone « Plan (PDF ou image) » de l'étape Personnalisation, en PDF, JPEG, PNG ou WebP, jusqu'à 10 Mo.

Pourquoi mes dossiers formation sont-ils toujours Cold ?

Le score lit des questions que le template ne contient pas et ignore le champ Contexte. Tous les dossiers reçoivent 30 points. Triez sur l'échéance et le nombre de participants.

QuoteBuilder gère-t-il la TVA ou l'exonération des formations ?

Non. QuoteBuilder ne gère pas la TVA : aucun montant HT ou TTC, aucune mention d'exonération. Traitez-la dans votre devis et votre convention.

Faut-il être certifié Qualiopi pour utiliser ce funnel ?

Non, le funnel fonctionne pour tout organisme. La certification concerne les prestataires financés par les fonds publics ou mutualisés visés par l'article L6316-1 du Code du travail.

Sources

• Code du travail, article L6353-1 (convention entre l'acheteur et l'organisme), version en vigueur depuis le 1er janvier 2019, Code du travail numérique. https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6353-1
• Code du travail, article D6353-1 (contenu de la convention, devis approuvés tenant lieu de convention), mis à jour le 1er juillet 2025, Code du travail numérique. https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/d6353-1
• Code du travail, article L6316-1 (certification des prestataires financés par les fonds publics ou mutualisés), en vigueur depuis le 1er janvier 2024, Code du travail numérique. https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l6316-1

Pour aller plus loin

• Webhook de demande de devis vers votre CRM
• Qualifier une demande de devis avant chiffrage
• Approbation client multi-décideurs
• Fourchette de prix indicative
• Règles de suggestion produits
• Funnel de devis imprimerie et signalétique
• Vérificateur de signature webhook
• Espace prospect