Funnel de devis traiteur événementiel : des demandes avec date, convives, format et régimes

Lundi, 9 h. La boîte de réception du traiteur contient six nouvelles demandes. « Bonjour, on organise un événement en juin, vous pouvez nous faire un devis ? » Pas de date précise, pas de nombre de personnes, pas de lieu. Une autre précise « environ 80 à 150 personnes, cocktail ou assis, on hésite ». Une troisième est complète : séminaire le 12, 90 convives, déjeuner assis, salle avec office, deux végétariens et une allergie aux fruits à coque. C'est la seule que la cheffe peut chiffrer avant midi.

Chez un traiteur, chaque devis mobilise quelqu'un qui connaît les menus, les coûts matière et la logistique. Une demande floue devient un échange d'emails avant le moindre chiffre.

Cette page montre comment un funnel de devis transforme une demande de réception en brief chiffrable. QuoteBuilder propose un template réel pour ce métier, « Traiteur », dans la famille Location & événementiel. On le décrit tel qu'il est, avec ce qui lui manque, puis on voit comment le compléter.

Essayer le template Traiteur : créer un compte Free, puis créer un funnel et choisir « Traiteur » dans la famille Location & événementiel. Pour voir d'abord un parcours public complet : démo funnel rayonnage (sans compte).

Ce qu'une demande de devis traiteur doit contenir

Pour chiffrer une prestation, il faut au minimum :

• la date et les horaires : un déjeuner ne mobilise pas la même équipe qu'une soirée ;
• le nombre de convives, même approximatif ;
• le format : cocktail, repas assis, buffet, petit-déjeuner, plateaux ;
• le lieu et ses contraintes : office ou cuisine sur place, accès livraison, étage, distance ;
• les régimes et allergies connus : végétarien, sans porc, sans gluten, allergies déclarées ;
• le service attendu : livraison seule, service en salle, nombre de serveurs, vaisselle et nappage ;
• le budget ou au moins un ordre de grandeur par personne.

Avec ces éléments, un premier chiffre est possible sans rappel.

Pourquoi un formulaire de contact ne suffit pas

Un formulaire « nom, email, message » laisse le client écrire ce qu'il pense utile. Il oublie souvent les horaires, l'office ou les allergies, et le traiteur complète par téléphone.

Un funnel pose les questions dans l'ordre et ne laisse pas passer une information obligatoire. La demande arrive dans un dossier, réponses rangées, au lieu d'un paragraphe libre. Pour la comparaison détaillée, voir formulaire de contact ou funnel de devis.

Ce que contient le template Traiteur

Le template se trouve dans la famille « Location & événementiel » (« Matériel, traiteur, chapiteaux. »), à côté de « Location matériel » et « Chapiteaux & agence ». Sa description dans l'application : « Date, lieu, convives, le brief arrive avant le devis. » C'est un funnel de type Formulaire, nommé par défaut « Funnel traiteur ».

Il crée quatre étapes.

1. Votre événement (« Date, lieu et nombre de convives »), avec trois questions :

• Type de prestation, choix visuel obligatoire : Cocktail / standing, Assis, Buffet, Autre ;
• Durée, liste obligatoire : 1 jour, Quelques jours, 1 mois et + ;
• Date ou lieu, texte facultatif, avec l'aide « Approximatif si besoin » et l'exemple « Ex. semaine du 14, Paris 11e ».

2. Solutions recommandées (« Formules adaptées à votre brief ») : les formules proposées par vos règles de suggestion.

3. Personnalisation (« Quantités, options et précisions ») : quantité et options pour chaque produit retenu, avec la possibilité de joindre un plan en PDF ou en image.

4. Vos coordonnées (« Recevez le récapitulatif de votre projet ») : nom, email, téléphone et société.

Deux remarques honnêtes. D'abord, malgré le sous-titre, le template ne contient pas de question sur le nombre de convives : il faut l'ajouter, c'est la première chose à faire. Ensuite, les choix de durée viennent d'un modèle commun aux métiers de location ; « 1 mois et + » a peu de sens pour un cocktail. Vous pouvez renommer ces options ou retirer la question.

Le template crée les étapes et les questions, pas les produits ni les règles. Le catalogue se remplit après, à la main, par import CSV, depuis WooCommerce, ou en reprenant le catalogue d'un autre funnel.

Les questions à ajouter

Dans l'éditeur de parcours, chaque question se modifie (libellé, texte d'aide, caractère requis, options) et « + Ajouter un champ » ouvre six types : Choix visuel, Mesure, Liste, Choix multiple, Texte, Fichier.

En priorité

• Nombre de convives : question de type Mesure, unité « convives », exemple « 80 ». C'est celle qui fait le prix.
• Date et horaires : renommez « Date ou lieu » en « Date et horaires », rendez-la requise, et donnez un exemple du type « 12 juin, 12 h à 14 h 30 ».
• Lieu de l'événement : un Texte séparé, avec l'aide « Adresse ou ville, étage, présence d'un office ».
• Régimes et allergies : un Choix multiple (Végétarien, Sans porc, Sans gluten, Allergies à préciser, Aucun) suivi d'un Texte facultatif « Précisez les allergies et le nombre de personnes concernées ».

Selon votre activité

• Service : une Liste (Livraison seule, Livraison et installation, Service en salle).
• Matériel : un Choix multiple (Vaisselle, Nappage, Mobilier, Rien).
• Budget par personne : une Liste facultative avec vos propres paliers, si vous voulez que le client se situe.

Chaque question ajoutée allonge le parcours : gardez ce qu'il faut pour un premier chiffre.

Le plan de salle

Le client peut joindre un plan de salle à l'étape Personnalisation (« Plan (PDF ou image) », 10 Mo maximum) ou plus tard depuis son espace prospect, rubrique « Compléter la demande ». Évitez pour l'instant le type de question « Fichier » : il s'affiche aujourd'hui comme un simple champ texte, sans envoi de fichier.

Les allergènes : ce que le funnel recueille, ce qu'il ne remplace pas

Le règlement (UE) n° 1169/2011, dit INCO, liste en annexe II quatorze substances ou produits provoquant des allergies ou intolérances, dont la présence doit être signalée. En France, le décret n° 2015-447 du 17 avril 2015 encadre l'information sur les allergènes pour les denrées non préemballées, dont celles servies en restauration.

Le funnel ne fait pas de conformité. Il vous aide à recevoir, dès la demande, les allergies et régimes déclarés, pour en tenir compte dans le menu et le chiffrage. L'information sur les allergènes de vos plats reste votre obligation. Pour le détail, référez-vous aux textes cités en sources.

Formules par convive : catalogue et total indicatif

Dans QuoteBuilder, un produit annonce son prix de trois façons : Prix fixe, Fourchette ou Sur devis. Pour un traiteur, la fourchette par convive est souvent la plus juste.

Exemple : un produit « Cocktail déjeunatoire, 12 pièces par personne » entre 28 et 38 € par convive. Le client le choisit, saisit 120 en quantité à l'étape Personnalisation. La fiche devis et son espace prospect affichent un total indicatif de 3 360 à 4 560 € (28 × 120 et 38 × 120). L'étape Personnalisation et le PDF montrent la fourchette unitaire.

Quelques conseils propres au métier :

• La quantité, c'est le nombre de convives. Le client l'a déjà saisi dans la question Mesure ; rappelez-le dans la description du produit (« quantité = nombre de personnes »), car la quantité de l'étape Personnalisation ne se remplit pas toute seule à partir de la réponse.
• Les forfaits à part. Le déplacement, la mise en place ou un serveur se vendent mieux en produits séparés, avec un prix fixe et une quantité de 1 ou au nombre de serveurs.
• Les options n'ont pas de prix. Les options d'un produit (par exemple Vaisselle porcelaine ou jetable) se choisissent à l'étape Personnalisation, mais ne changent pas le montant. Si une option coûte cher, créez un produit.
• Le HT. QuoteBuilder ne gère pas la TVA et n'affiche ni HT ni TTC. Si vos prix sont hors taxes, écrivez-le dans le nom ou la description du produit.

Pour comprendre toutes les fourchettes affichées (règle, ligne, total), voir notre article sur la fourchette de prix indicative dans une demande de devis.

Monter votre funnel traiteur cette semaine : compte Free, template Traiteur, la question Nombre de convives, puis vos formules. Pour chiffrer le temps perdu sur les demandes qui s'arrêtent au prix : estimateur des demandes hors budget.

Règles de suggestion : la bonne formule selon le format et la jauge

Les règles décident quelles formules apparaissent à l'étape Solutions recommandées. Chaque règle combine des conditions sur les réponses (toutes doivent être vraies) et propose un ou plusieurs produits. Les opérateurs disponibles sont : est, n'est pas, est au moins, est au plus, inclut, est parmi. Le prospect voit au maximum trois solutions, classées par priorité.

Exemples pour un traiteur :

• Type de prestation est Cocktail / standing : proposer vos formules cocktail.
• Type de prestation est Assis et Nombre de convives est au plus 40 : proposer le menu séminaire et l'option salle privative.
• Nombre de convives est au moins 150 : proposer la formule buffet grand format et le forfait équipe de service.
• Régimes et allergies inclut Végétarien : ajouter la formule végétarienne en suggestion.

Chaque règle porte un titre vu par le prospect (« Cocktail déjeunatoire pour votre séminaire ») et une description. Vous pouvez aussi lui donner une fourchette, avec « Prix min » et « Prix max », dans le formulaire d'édition de la page Règles. Attention, si aucune règle ne correspond aux réponses, l'étape n'affiche aucune formule : prévoyez une règle « Proposer à tout le monde, sans condition » avec votre formule d'appel. Le détail est dans notre article sur les règles de suggestion produits.

Le score sur un dossier traiteur : ce qu'il lit vraiment

QuoteBuilder calcule un score Hot, Warm ou Cold avec une formule fixe. Elle lit la surface, la charge, l'accès, certains types de projet (entrepôt, cuisine professionnelle, commerce), les contraintes et la longueur de la description du besoin. Aucune de ces réponses n'existe dans le template Traiteur.

Conséquence : un dossier traiteur reçoit le score de base, 30 points, soit Cold, pour 20 comme pour 400 convives. Triez plutôt sur la date, le nombre de convives et le format, lus dans le dossier, et utilisez les statuts du pipeline. Voir le score d'une demande de devis.

Commercial et cuisine : la relecture avant de chiffrer

Souvent, la personne qui reçoit la demande n'est pas celle qui compose le menu. Dans QuoteBuilder, un dossier peut être assigné à un ou plusieurs membres de l'équipe, et chacun peut y ajouter des notes internes (« Vérifier dispo du chef le 12 », « Client venu l'an dernier »). Ces notes restent sur le dossier, invisibles pour le client.

Le dossier rassemble réponses, lignes choisies, total indicatif et pièces jointes : la cheffe le lit sans ressaisie. Pour aller plus loin sur ce passage de relais : transfert du brief commercial vers le technique.

Côté client : assistante, responsable événement, direction financière

Une réception d'entreprise se décide rarement seule. Dans son espace prospect, le client peut « Partager pour validation » et inviter un Directeur financier, un Responsable technique, un Acheteur ou un autre Décideur. Chaque relecteur reçoit son propre lien de 30 jours, peut indiquer une contrainte budgétaire, puis valider ou demander des modifications. Votre équipe est notifiée. Voir l'espace prospect et notre article sur l'approbation multi-décideurs.

Parcours type : de la demande au statut Gagné

1. Le client remplit le funnel traiteur : Cocktail / standing, 120 convives, 12 juin de 18 h à 21 h, salle au 3e étage avec ascenseur, deux végétariens.
2. L'étape Solutions recommandées propose votre formule cocktail et le forfait service. Il choisit, règle la quantité à 120, joint le plan de salle.
3. Il laisse ses coordonnées. Le dossier arrive dans vos demandes, avec un récapitulatif PDF « Document indicatif, non contractuel ».
4. Le commercial l'assigne à la cheffe, ajoute une note, appelle le client : statut Contacté.
5. La cheffe chiffre dans votre outil de devis habituel. Le dossier passe En cours.
6. La direction du client valide dans l'espace prospect, avec une contrainte budgétaire de 4 000 €.
7. Le client signe votre devis : vous posez Gagné. Sinon Perdu, ou En attente si l'événement est reporté. Il n'y a pas de signature en ligne dans QuoteBuilder.

Traiteur et location : un ou plusieurs funnels ?

Si vous louez aussi du mobilier ou des structures, la famille propose « Location matériel » et « Chapiteaux & agence ». Un seul funnel traiteur avec quelques produits matériel suffit souvent ; un second se justifie si la location est une activité à part. Voir aussi notre page funnel de devis location et événementiel.

Erreurs fréquentes

• Garder le template tel quel, sans question sur le nombre de convives.
• Laisser « Durée : 1 mois et + » dans un funnel de réception.
• Ne mettre aucune règle sans condition, et laisser le client face à une étape vide.
• Vendre le service en option alors qu'il change le prix.
• Trier sur le score alors qu'il ne lit aucune réponse traiteur.
• Confier la conformité allergènes au formulaire. Il recueille les besoins, il ne remplace pas votre information.

FAQ

Existe-t-il un template traiteur dans QuoteBuilder ?

Oui : « Traiteur », dans la famille Location & événementiel, nommé par défaut « Funnel traiteur ». Il crée l'étape Votre événement (Type de prestation, Durée, Date ou lieu), puis Solutions recommandées, Personnalisation et Vos coordonnées.

Le template demande-t-il le nombre de convives ?

Non, malgré son sous-titre. Ajoutez une question de type Mesure « Nombre de convives » à l'étape Votre événement.

Peut-on afficher des questions différentes pour un cocktail et un repas assis ?

Non. Les questions s'enchaînent dans un ordre fixe, sans branchement. Seules les formules suggérées changent selon les réponses, grâce aux règles.

Peut-on proposer un prix par personne ?

Oui, avec un produit en fourchette ou en prix fixe par convive, et la quantité égale au nombre de personnes. Le total indicatif multiplie le prix par la quantité.

Les prix sont-ils HT ?

QuoteBuilder n'affiche ni HT ni TTC et ne gère pas la TVA. Précisez « HT » dans le nom ou la description de vos produits.

Peut-on vendre un menu complet en un seul lot ?

Il n'existe pas de kit ni de lot dans QuoteBuilder. Créez le menu comme un produit unique, ou proposez plusieurs produits ensemble dans une même règle.

Le client peut-il envoyer un plan de salle ?

Oui, à l'étape Personnalisation (PDF ou image, 10 Mo) ou depuis son espace prospect, rubrique « Compléter la demande ».

Le funnel gère-t-il les allergènes ?

Il recueille les régimes et allergies déclarés, via les questions que vous ajoutez. L'information réglementaire sur les allergènes de vos plats reste à votre charge.

Plusieurs personnes chez le client peuvent-elles valider ?

Oui. Le client invite des relecteurs depuis son espace prospect ; chacun reçoit un lien de 30 jours et peut valider ou demander des modifications.

QuoteBuilder gère-t-il la production et le planning ?

Non. Il reçoit, structure et suit les demandes de devis. Fiches techniques, achats et planning restent dans vos outils.

Passez de « un devis pour juin » à un brief chiffrable : créer un compte Free et choisir le template Traiteur · voir la démo · estimateur des demandes hors budget · fourchette de prix indicative.

Sources

• Règlement (UE) n° 1169/2011 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2011 concernant l'information des consommateurs sur les denrées alimentaires (annexe II). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
• Décret n° 2015-447 du 17 avril 2015 relatif à l'information des consommateurs sur les allergènes et les denrées alimentaires non préemballées. https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000030491684/

Pour aller plus loin

• Funnel devis location et événementiel
• Fourchette de prix indicative dans une demande de devis
• Règles de suggestion produits
• Qualifier une demande de devis avant chiffrage
• Statuts du pipeline de devis
• Pièces jointes, plans et photos dans un devis
• Espace prospect
• Hub secteurs