Secteur · Chapiteaux et événementiel
Type d'événement, durée, date ou lieu. Le template Chapiteaux & agence les pose. Le nombre de personnes, le terrain et les dates de montage s'ajoutent. Une demande déjà complète avant le devis.
« Bonjour, nous cherchons un chapiteau pour notre fête d'entreprise en juin, environ 150 personnes. Pouvez-vous nous faire un devis ? »
C'est la demande type que reçoit un loueur de chapiteaux ou une agence événementielle. Elle a l'air précise, et elle ne permet de rien chiffrer. Cent cinquante personnes assises à table, ou debout pour un cocktail ? Quel jour en juin, et combien de jours sur place avec le montage et le démontage ? Sur quel terrain : une pelouse en pente, un parking enrobé, une cour pavée ? Un camion peut-il y accéder ? Faut-il un plancher, de l'éclairage, du chauffage, du mobilier, l'électricité ? Et qui décide ?
Le commercial rappelle, pose ses questions, attend les réponses, demande une photo du terrain, puis chiffre. Trois échanges plus tard, la date de juin est prise chez un concurrent qui a répondu plus vite.
Cette page explique comment faire arriver une demande de chapiteau ou d'événement d'entreprise déjà qualifiée, avec un funnel de demande de devis. Elle part du template « Chapiteaux & agence » de QuoteBuilder tel qu'il existe dans l'application, dit ce qu'il pose comme questions et ce qu'il ne pose pas, et ce qu'il faut ajouter pour un loueur de structures ou une agence. Elle dit aussi ce que QuoteBuilder ne fait pas : il ne gère ni planning, ni stock, ni disponibilité.
Voir un funnel côté visiteur : démo funnel rayonnage. L'exemple porte sur du rayonnage, mais le principe est le même : des étapes courtes, des choix visuels, des produits suggérés, puis les coordonnées.
Pour chiffrer une structure, il faut savoir ce qu'on monte, où, quand et pour qui. La liste est longue, mais chaque point change le devis.
L'événement
Les dates
Le lieu et le terrain
Les prestations autour de la structure
Le cadre
Un formulaire de contact classique ne pose aucune de ces questions. Un funnel de demande de devis peut en poser l'essentiel en quelques écrans, dans l'ordre où le client sait y répondre.
Le template de QuoteBuilder propose quatre types d'événement : « Chapiteau / structure », « Séminaire / soirée », « Privé » et « Autre ». Derrière ces choix, il y a trois métiers qui ne chiffrent pas la même chose.
Un seul funnel peut couvrir les trois, si les premières questions trient bien. Si l'activité agence pèse lourd, un second funnel dédié aux séminaires peut se justifier, avec ses propres questions et son propre catalogue.
Une structure qui reçoit du public est un établissement recevant du public (ERP) d'un type particulier : le type CTS, pour chapiteaux, tentes et structures. Service Public Entreprendre rappelle qu'un ERP est classé par catégorie selon sa capacité d'accueil et par type selon son activité, et que ce classement détermine les obligations de sécurité. Pour le type CTS, le seuil de la 5e catégorie est fixé à 50 personnes.
Les CTS ont leur propre règlement de sécurité, issu de l'arrêté du 23 janvier 1985 modifié, et leurs vérifications réglementaires sont confiées à des bureaux de vérification habilités par le ministère de l'Intérieur. Ce n'est pas le sujet de cette page, et ce n'est pas QuoteBuilder qui le gère. Mais cela explique pourquoi le nombre de personnes est la question qui compte le plus : il change la taille de la structure, et il peut changer les obligations de l'organisateur et du loueur.
Concrètement, pour le funnel :
Le template est rangé dans la famille « Location & événementiel » (« Matériel, traiteur, chapiteaux. »), avec « Location matériel », « Traiteur » et « Catalogue événementiel ». Sa description dans l'application parle de durée, de jauge et d'options, pour obtenir « un brief événementiel, pas un appel ». Il crée un funnel de type Formulaire, nommé par défaut « Funnel événementiel ».
Il crée quatre étapes, dans un ordre fixe.
1. Votre événement (sous-titre « Jauge, lieu et durée »), avec trois questions :
2. Solutions recommandées (« Structures et options de votre catalogue ») : les produits proposés par vos règles de suggestion.
3. Personnalisation (« Quantités, options et précisions ») : quantité et options pour chaque produit retenu, et une zone « Plan (PDF ou image) » pour joindre un fichier en PDF, JPEG, PNG ou WebP, jusqu'à 10 Mo. Il n'y a pas de champ texte libre sur cette étape.
4. Vos coordonnées (« Recevez le récapitulatif de votre projet ») : nom, email, téléphone et société, avec une case de consentement marketing.
Trois remarques honnêtes.
Le template crée les étapes et les questions, pas les produits ni les règles. Au moment de créer le funnel, vous pouvez reprendre les produits du catalogue d'un autre de vos funnels ; les règles, elles, se créent ensuite.
Dans l'éditeur de parcours, chaque question se modifie : libellé, texte d'aide, caractère requis, options. Le bouton d'ajout ouvre six types de questions : Choix visuel, Mesure, Liste, Choix multiple, Texte, Fichier. Pour une Mesure, vous réglez l'unité et un exemple.
Chaque question ajoutée allonge le parcours. Gardez requises seulement celles sans lesquelles vous ne pouvez pas chiffrer : type, nombre de personnes, configuration, date, lieu. Le reste en facultatif.
Les questions s'affichent toujours dans le même ordre : le funnel ne branche pas selon les réponses. Vous ne pouvez pas afficher les questions de terrain seulement à ceux qui ont choisi « Chapiteau / structure ». Formulez-les pour qu'elles aient du sens pour tout le monde, ou rangez-les en facultatif.
Le catalogue est ce que l'étape « Solutions recommandées » propose. Pour un loueur de chapiteaux, il se construit en trois familles.
Les structures
Les options
Les prestations
Chaque produit a un nom, une description, une image, un prix minimum et un prix maximum, des options et des variantes. La description est l'endroit pour vos conditions : la capacité indicative de la structure selon la configuration, le délai de réservation conseillé, le principe de l'acompte. Le prospect la lit dans le funnel.
Le prix s'affiche comme une seule fourchette pour l'ensemble de la demande, en général la somme de vos lignes. Pour une structure dont le prix dépend du terrain et du transport, une fourchette large et honnête vaut mieux qu'un prix précis qui changera. Le catalogue se remplit à la main, par import CSV, ou depuis WooCommerce ou Shopify si une partie de votre offre est déjà en ligne. Voir la page catalogue et notre article sur la fourchette de prix indicative.
Il n'y a pas de kits ni de packs au sens d'un produit composé d'autres produits. Un « Pack réception 100 personnes » se crée comme un produit à part entière, avec sa propre description et sa fourchette de prix.
Les règles de suggestion choisissent les produits proposés à l'étape « Solutions recommandées », selon les réponses. Une règle combine une ou plusieurs conditions, toutes requises (ET), avec les opérateurs : est, n’est pas, est au moins, est au plus, inclut, est parmi. « Est au moins » et « est au plus » comparent des nombres : ils fonctionnent avec une Mesure comme le nombre de personnes.
Exemples pour un loueur :
Les règles ne font que suggérer des produits. Elles ne calculent pas une surface, ne vérifient pas une disponibilité et ne changent pas les questions posées. Le détail est dans notre article sur les règles de suggestion de produits.
Chaque demande reçoit un libellé Hot, Warm ou Cold, calculé par une formule fixe. Elle part de 30 points et n'ajoute des points que pour quelques réponses précises (une surface, une charge, une fréquence d'accès, certains types de projet, des contraintes, un texte de besoin assez long), lues sur des clés de questions qui n'existent pas dans ce template. Les questions que vous ajoutez reçoivent une clé automatique, que la formule ne lit pas non plus.
Résultat : toutes les demandes de ce funnel sortent à 30 points, Cold. Un séminaire de 300 personnes dans trois semaines sort Cold, comme une tente 3 × 3 pour un anniversaire dans un an. Le score ne se configure pas.
Le tri se fait donc à la main, sur les réponses : le nombre de personnes, la date, le budget. C'est rapide si les bonnes questions sont posées, et c'est votre équipe qui décide de ce qui est urgent. Voir notre article sur le score d'une demande de devis.
Pour un chapiteau, une photo du terrain évite souvent une visite. Le visiteur peut joindre un fichier à deux endroits :
Après l'envoi, le client garde un espace prospect, où il peut compléter sa demande en ajoutant un fichier et écrire à l'équipe. C'est là qu'arrive le plan d'implantation transmis par le lieu, ou la photo prise le week-end suivant. Voir l'espace prospect et notre article sur les pièces jointes, plans et photos.
Le commercial, lui, ne joint pas de fichier au dossier : les pièces jointes viennent du client.
Chaque demande crée un dossier avec toutes les réponses, les fichiers et les produits retenus. Vous pouvez l'assigner à un commercial, ajouter des notes internes (la visite prévue, le terrain en pente signalé au téléphone, l'option posée), et suivre le statut : Commencée, Nouveau, Contacté, En cours, En attente, Gagné, Perdu.
L'Autopilote envoie des relances tant que le dossier n'est pas clos. Le scénario par défaut contient une étape « Demande de photo » : deux jours après la demande, si le dossier est encore ouvert, le client reçoit l'email « Une photo aiderait à affiner votre devis ». Pour un chapiteau, c'est justement utile : une photo du terrain. Le passage en Gagné ou en Perdu arrête les relances. Voir l'Autopilote.
Si la décision se prend à plusieurs (la direction, les services généraux, l'agence), chaque relecteur peut recevoir son propre lien vers le même espace prospect. Voir notre article sur l'approbation par plusieurs décideurs.
Ces sujets se règlent dans votre devis et vos conditions, pas dans le funnel. Quelques points à ne pas oublier.
La location d'une structure est une location de chose au sens du Code civil (article 1709) : le loueur s'oblige à en faire jouir le client pendant un certain temps, moyennant un prix. Le devis doit donc dire clairement la période de mise à disposition, montage et démontage compris.
La famille « Location & événementiel » propose quatre templates. « Chapiteaux & agence » et « Traiteur » partagent la même première étape : un choix de type, une durée, puis une date ou un lieu en texte libre. « Location matériel » a la sienne, proche : famille de matériel, durée, date souhaitée. « Catalogue événementiel » est différent : c'est un catalogue à parcourir, sans questions de brief.
La duplication d'un funnel entier n'est pas une fonction livrée : vous modifiez celui que le template a créé, ou vous en créez un autre, en reprenant si besoin les produits d'un funnel existant.
Oui, « Chapiteaux & agence », dans la famille « Location & événementiel ». Il crée un funnel de type Formulaire nommé « Funnel événementiel », en quatre étapes : Votre événement, Solutions recommandées, Personnalisation, Vos coordonnées.
Trois questions à la première étape : Type d’événement (Chapiteau / structure, Séminaire / soirée, Privé, Autre), Durée (1 jour, Quelques jours, 1 mois et +) et Date ou lieu, en texte libre facultatif. Les autres étapes proposent les produits, les quantités et options, puis les coordonnées.
Non, malgré le sous-titre « Jauge, lieu et durée ». Ajoutez une question de type Mesure, unité « personnes », requise. C'est elle qui permet de suggérer la bonne structure avec une règle « est au moins » ou « est au plus ».
Non, il n'existe pas de type de question Date. Ajoutez une question Texte « Date de l'événement », que le client remplit en clair, et une question séparée pour les jours de montage si vous en avez besoin.
Non. QuoteBuilder n'a ni planning, ni calendrier, ni stock. L'étape « Solutions recommandées » propose les produits de votre catalogue selon vos règles. La disponibilité se vérifie dans votre outil de planning, puis se confirme au client.
Oui. À l'étape Personnalisation, dans la zone « Plan (PDF ou image) », ou dans une question Fichier que vous ajoutez. Après l'envoi, il peut aussi ajouter un fichier depuis son espace prospect. Le scénario d'Autopilote par défaut lui demande d'ailleurs une photo deux jours après sa demande, si le dossier est encore ouvert.
Non, le funnel ne branche pas selon les réponses : toutes les questions s'affichent dans le même ordre pour tout le monde. Formulez les questions de terrain pour qu'elles restent compréhensibles, et laissez-les facultatives avec un choix « Je ne sais pas ».
Le score vient d'une formule fixe qui ne lit pas les questions de ce template ni celles que vous ajoutez. Toutes les demandes sortent à 30 points, Cold. Triez à la main sur la date, le nombre de personnes et le budget.
Non. Il n'y a pas de blocage de date, pas d'encaissement ni de facture. Écrivez vos conditions (durée de l'option, acompte ou arrhes, annulation, météo) dans la description de vos produits et dans votre devis final, et notez l'option posée dans une note interne du dossier.
Le template se choisit à la création du funnel. Le plan Free permet de voir l'interface, avec un funnel et un plafond de demandes, sans carte. Le détail des plans est sur la page tarifs.
Délai et pénalités de retard
Date, franchise, taux et plafond. Ce qu'il faut écrire dans le devis avant la livraison.
Calculateur de pénalités de retard
Jours pénalisés, plafond, montant dû et part de la commande. Le calcul se fait dans le navigateur.
Règles Si/Alors
Conditions ET, trois suggestions au plus. Le type d'événement choisit les structures.
Espace prospect
Photo du terrain ou plan en PDF ou image, 10 Mo.
Oui, « Chapiteaux & agence », dans la famille « Location & événementiel ». Il crée un funnel de type Formulaire nommé « Funnel événementiel », en quatre étapes : Votre événement, Solutions recommandées, Personnalisation, Vos coordonnées.
Trois questions à la première étape : Type d’événement (Chapiteau / structure, Séminaire / soirée, Privé, Autre), Durée (1 jour, Quelques jours, 1 mois et +) et Date ou lieu, en texte libre facultatif. Les autres étapes proposent les produits, les quantités et options, puis les coordonnées.
Non, malgré le sous-titre « Jauge, lieu et durée ». Ajoutez une question de type Mesure, unité « personnes », requise. C'est elle qui permet de suggérer la bonne structure avec une règle « est au moins » ou « est au plus ».
Non, il n'existe pas de type de question Date. Ajoutez une question Texte « Date de l'événement », que le client remplit en clair, et une question séparée pour les jours de montage si vous en avez besoin.
Non. QuoteBuilder n'a ni planning, ni calendrier, ni stock. L'étape « Solutions recommandées » propose les produits de votre catalogue selon vos règles. La disponibilité se vérifie dans votre outil de planning, puis se confirme au client.
Oui. À l'étape Personnalisation, dans la zone « Plan (PDF ou image) », ou dans une question Fichier que vous ajoutez. Après l'envoi, il peut aussi ajouter un fichier depuis son espace prospect. Le scénario d'Autopilote par défaut lui demande d'ailleurs une photo deux jours après sa demande, si le dossier est encore ouvert.
Non, le funnel ne branche pas selon les réponses : toutes les questions s'affichent dans le même ordre pour tout le monde. Formulez les questions de terrain pour qu'elles restent compréhensibles, et laissez-les facultatives avec un choix « Je ne sais pas ».
Le score vient d'une formule fixe qui ne lit pas les questions de ce template ni celles que vous ajoutez. Toutes les demandes sortent à 30 points, Cold. Triez à la main sur la date, le nombre de personnes et le budget.
Non. Il n'y a pas de blocage de date, pas d'encaissement ni de facture. Écrivez vos conditions (durée de l'option, acompte ou arrhes, annulation, météo) dans la description de vos produits et dans votre devis final, et notez l'option posée dans une note interne du dossier.
Le template se choisit à la création du funnel. Le plan Free permet de voir l'interface, avec un funnel et un plafond de demandes, sans carte. Le détail des plans est sur la page [tarifs](https://www.quotebuilder.co/tarifs).
Créer un compte Free puis choisir le template Chapiteaux & agence (events_venue) dans la famille Location & événementiel. Type Formulaire, nom par défaut « Funnel événementiel ». Le template ne crée ni structures ni règles, et ne pose pas le nombre de personnes. Le plan Free suffit pour voir l'interface, sans carte.
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